Срок ответа на официальное письмо юридического лица

Важная информация на тему: "Срок ответа на официальное письмо юридического лица" понятным для непрофессионалов языком. Если нужно уточнить нюансы, то вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

Срок ответа ифнс на письмо юридическим лицом

Под горячую руку попадают не только однодневки, но и реально работающие организации. Налоговые органы рассылают компаниям письма, в которых просят представить доказательства достоверности юридического адреса. Игнорировать такие письма не стоит, поскольку иначе налоговики могут внести отметку о недостоверности сведений о компании в ЕГРЮЛ, в частности юридического адреса. Это может грозить множеством неприятных последствий:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Федеральный закон от 2 мая г.

ИФНС требует подтвердить реальность адреса в ЕГРЮЛ, но на практике не дает это сделать

Федеральный закон от 2 мая г. Установленный порядок распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, для рассмотрения которых установлен иной порядок.

Порядок рассмотрения также распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства. Определяются требования, которые предъявляются к оформлению письменных обращений граждан, а также к обращениям, направляемым по информационным системам.

Установлен исчерпывающий перечень обращений, которые не подлежат рассмотрению. К ним относятся: Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие бездействие которых обжалуется.

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и рассматриваются в течение 30 дней. Регламентируется порядок действий органов власти и должностных лиц при поступлении обращений по вопросам, не относящимся к их компетенции.

Устанавливаются общие правила ведения личного приема граждан. Установлена ответственность должностных лиц за нарушение порядка работы с обращениями граждан, а также предусмотрена возможность взыскания в судебном порядке с самих граждан расходов, понесенных в связи с проверкой их обращений, содержащих заведомо ложные сведения.

Закон вступает в силу по истечении дней после дня его официального опубликования. N 95, в Собрании законодательства Российской Федерации от 8 мая г. N 19 ст. N П взаимосвязанные положения части 1 статьи 1, части 1 статьи 2 и статьи 3 настоящего Федерального закона признаны не соответствующими Конституции РФ, ее статьям 19 часть 1 , 30, 33, 45, 55 часть 3 и 76, в той мере, в какой они — в силу неопределенности нормативного содержания, порождающей на практике неоднозначное их истолкование и, соответственно, возможность произвольного применения, — препятствуют распространению положений настоящего Федерального закона на отношения, связанные с рассмотрением органами государственной власти и органами местного самоуправления обращений объединений граждан, включая юридические лица, а также рассмотрению обращений осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями и иными организациями, в том числе введению законом субъекта РФ положений о возможности рассмотрения обращений такими учреждениями и организациями В настоящий документ внесены изменения следующими документами: Федеральный закон от 27 ноября г.

N ФЗ Изменения вступают в силу c 8 декабря г. Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Федерального закона Федеральный закон от 24 ноября г.

N ФЗ Изменения вступают в силу с 1 января г. Изменения вступают в силу с 1 января г. Исходя из практики деловых отношений, в самой переписке указывается срок для ответа, по истечении которого наступают какие-либо правовые последствия.

Что же делать, если этот срок не указан? Иными словами, в данном случае подлежит применению другой закон, где такие сроки конкретно прописаны. А именно, Федеральный закон от К этому сроку нужно, естественно, добавить срок самой доставки обращения адресату и срок доставки ответа.

Надеюсь, дал вам исчерпывающий ответ. Этот вопрос Вам лучше задать руководителю данного юридического лица. Как правило, именно он устанавливает срок реагирования на обращения — и это может быть как по e-mail в пределах рабочего времени один час, так и, например, 30 дней.

По сложившейся в моей среде практике а я занимался ранее довольно крупным бизнесом регионального уровня , игнорированием считается отсутствие ответа именно в течение 30 дней.

После этого, если это была претензия, мы обращались уже в суд. При этом понятно, что игнор не претензий, а коммерческих предложений нередко вообще норма, если предложение не заинтересовало. Ну тут тоже ориентировались, что, если ответа нет месяц, его скорее всего не будет вовсе а если и будет, то уже не надо.

Как нам препод по адвокатуре говорила: А предусмотрена ли административная ответственность за то что Вы не ответите этому лицу. Если нет, то можно и не отвечать!! Поступившие в федеральный орган исполнительной власти обращения по вопросам, относящимся к компетенции территориального органа, руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти направляют в соответствующий территориальный орган для рассмотрения и ответа заявителю с указанием даты регистрации обращения в федеральном органе исполнительной власти.

Бесплатная юридическая консультация: Если это связано с правами потребителей, то определяющей для вас будет Ст. При переадресации обращения в другой налоговый орган также направляется уведомление. Регистрация письменных обращений производится в течение трех дней с даты поступления обращения в налоговый орган.

[3]

Поступившие обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения его автор уведомляется письменно или по электронной почте.

При необходимости обращения направляются по принадлежности в соответствующие территориальные налоговые органы Федеральной налоговой службы либо в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Читайте так же:  Статья за поджог чужого имущества

Срок рассмотрения писем юридических лиц в ифнс По почте. Адрес для направления обращений граждан, направленных в ФНС России в письменном виде: Неглинная, Привести письмо лично и сдать его можно по вышеуказанному адресу в экспедицию. Прием документов с 9.

При себе лучше иметь копию письма — Вам поставят отметку о его приеме. Для прохода в здание вам необходимо иметь документ, удостоверяющий личность. Обратиться в приемную ФНС России по адресу: Москва, ул. Вход в приемную ФНС России осуществляется со стороны ул. В соответствии с п.

Внимание Российской Федерации срок далее — Административный регламент N 25н. Пунктом 67 Административного регламента N 25н установлено, что подлежащие рассмотрению в Федеральной налоговой службе обращения граждан в течение двух дней со дня регистрации, в зависимости от содержания поставленных вопросов, направляются должностными лицами Федеральной налоговой службы, ответственными за организацию работы с обращениями граждан, руководителю заместителю руководителя ФНС России или территориального налогового органа, в соответствии с распределением обязанностей для дачи поручения по рассмотрению обращения в день его поступления или на следующий рабочий день.

В поручении руководителя заместителя руководителя Федеральной налоговой службы или территориального налогового органа указывается структурное подразделение, ответственное за рассмотрение обращения гражданина, и срок подготовки ответа.

Заявления граждан о личном приеме рассматриваются ФНС России на соответствие следующим требованиям: Если обращение гражданина устное или письменное о личном приеме не соответствует вышеприведенным требованиям, гражданину может быть отказано в личном приеме с обязательным разъяснением причины отказа.

Здравствуйте Ольга! Федерального закона от Заявления Правовед. RU юристов сейчас на сайте Категории Налоговое право Здравствуйте.

Официальное подтверждение о регистрации получено на мэйл. Спасибо Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед. В какой срок должен быть дан ответ генерирующей компанией? В течение какого срока полиция обязана дать ответ на письменное обращение и предоставить данные о ходе расследования?

Ответы юристов 1 Все услуги юристов в Москве Международные налоговые споры Москва от руб. Срок рассмотрения заявлений налоговой НК РФ. Порядок оказания налоговыми органами соответствующей государственной услуги урегулирован Административным регламентом Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию в том числе в письменной форме налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций расчетов , утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от Если вопросы касаются конкретных ситуаций взаимодействия налогоплательщика с территориальными налоговыми органами, рекомендуем обращаться непосредственно в УФНС России подведомственные ИФНС России.

При обращении в ФНС России, в соответствии с законодательством Российской Федерации, необходимо указать свою фамилию, имя, отчество последнее — при наличии , почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения, а также изложить суть обращения.

В случае отсутствия указанных обязательных реквизитов обращение может быть оставлено без ответа. НК РФ. Реализация вышеуказанных полномочий ФНС России и ее территориальных органов урегулирована соответствующими Административными регламентами.

Налоговым кодексом Российской Федерации далее — НК РФ законодательно закреплено право налогоплательщиков получать по месту своего учета от налоговых органов бесплатную информацию в том числе в письменной форме о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также получать формы налоговых деклараций расчетов и разъяснения о порядке их заполнения пп.

Срок рассмотрения обращений юридических лиц в ифнс В документе должна содержаться следующая информация: Наименования органа, в который подается заявление, предложение, жалоба; Должность лица, которому направлено обращение; ФИО лица, которому направлено предложение, заявление, жалоба; ФИО лица, которое подает данное обращение; Фактический адрес своего места жительства; В обязательном порядке подпись и дата передачи обращения.

Надо заметить, что первые три пункта взаимозаменяемые. Можно отразить информацию только по одному из них, а не по всем трем. Обращения граждан В этом случае обращение будет считаться составленный с учетом требований, и подлежать своевременному рассмотрению.

Его значимость в том, чтобы исключить возможность игнорирования направленных писем, заявлений и жалоб. Выход чиновника за рамки отведенного времени на рассмотрение документов дает право использовать иные средства защиты. Нельзя сказать, что оно является чем-то новым. В международных документах отмечается важность его соблюдения.

Например, в декларации прав человека г. В нем затрагивается и вопрос срока ответа на обращения граждан. Закон служит базой для нормативных документов, регулирующих общение людей с чиновниками и органами власти.

Почти в каждом учреждении принят документ, в котором установлен порядок работы с письмами от граждан. Издаются приказы о передаче полномочий сотрудникам.

Наверное, многие сталкивались с отделами по работе с обращениями граждан. Иногда данная работа возлагается на одного из сотрудников. В законе отмечается, что иными законами может предписываться иной порядок принятия решений по обращениям граждан.

В чем значение срока ответа на обращение граждан Во-первых, исключается возможность игнорирования писем, во-вторых, запоздалая реакция на поступившие документы может привести к потере смысла обращения к чиновникам, либо степень серьезности нарушений возрастет.

В-третьих, упорядочивается режим работы органов власти. На кого распространяется закон Согласно ст. Организации или лица, не имеющие отношение к реализации государственных полномочий, подчинены этому закону. Это касается и срока ответа на обращение граждан.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Цитата vesnyyshka: Я по своей фирме написала в налоговую письмо-запрос и послала через Такском, но уже много времени прошло, а ответа нет. Подскажите, где прописаны сроки в которые налоговая должна ответить на мой запрос? Добрый день!

Читайте так же:  Как маме одиночке получить квартиру

Обращения граждан

Зарегистрирован в Минюсте РФ 27 мая г. Регистрационный N В соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января г.

При определении порядка направления налоговыми органами предусмотренных статьей 86 Налогового кодекса Российской Федерации далее — Кодекс запросов в адрес банков необходимо учитывать следующее. Актуальные положения об обязанности банков выдавать налоговым органам справки о наличии счетов, выписки по операциям на счетах организаций, см. Пунктом 2 статьи 86 Кодекса установлена обязанность банков выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и или об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций индивидуальных предпринимателей в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение пяти дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа.

Каков максимальный срок ответа налоговой на обращение?

Кто выживет? Зачем налоговики рисуют акты обследования помещений и как на практике убедить в реальности адреса? Директор хочет зарегистрировать другой адрес Допустим, живет такая белая пушистая местами компания, скорее всего, ООО.

Портал о стройке

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

  1. Те, что требуют обязательного ответа.
  2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

  1. Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
  2. Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
  3. Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
  4. Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер. », «В ответ на Ваш запрос. » или же «Сообщаем Вам. ».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Строго официально

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

В какой срок юридическое лицо должен дать ответ на письмо другому юридическому лицу.

Каким нормативным документов регламентируется срок дачи ответа.

Читайте так же:  Бремя доказывания в гражданском процессе

Похожие темы

Зинаида Николаевна, Для взаимодействия юр. лиц и при отсутствии между ними договорных отношений — насколько знаю, нормативая регламентация отсутствует.

Спасибо, буду знать.

Добрый день, Зинаида Николаевна! Все зависит то того, с каким вопросом одно юридическое лицо обращается к другому, если запрос относительно качества выполненных работ — то согласно договора, требование об оплате — в течение 7 дней, ответ на претензию — ответить в срок, предусмотренный законом, договором или указанный в самой претензии, а при его отсутствии – в разумный срок. Максимальный разумный срок на практике составляет 30 дней.

Видео (кликните для воспроизведения).

Спасибо за дельный совет!

Здравствуйте! В соответствии с Определением Конституционного суда РФ,если данный вопрос не урегулирован в договорах между юр.лицами, то следует руководствоваться Законом РФ» О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» и срок для ответа составляет также один месяц. Удачи и добра!

Сроки ответа на письмо по закону

Любая организация, независимо от сферы деятельности и численности штата, получает внешние запросы и отвечает на них. Расскажем, чем регламентируется срок подготовки ответа.

Скачайте полезный документ:

С какого момента отсчитывается срок ответа на письмо

Прежде, чем говорить о том, сколько дней на ответ на письмо есть у организации, нужно определиться, когда запрос можно считать полученным.

Действующее законодательство возлагает обязанность по обеспечению доступа по любым каналам связи на саму организацию. Пункт 3 статьи 54 Гражданского кодекса устанавливает, что компания несет риски за последствия, которые могут возникнуть в случае, когда она не получила юридически значимую для нее информацию. Такую информацию доставляют по адресу, который указали в ЕГРЮЛ при регистрации организации. Закон прямо устанавливает, что сообщение, доставленное по указанному в едином реестре адресу, автоматически считается полученным. При этом неважно, находится ли получатель по этому адресу фактически.

Статья 165.1 ГК РФ устанавливает, что юридически значимые последствия сообщения — предписания, извещения, уведомления, заявления, требования — наступают для адресата с момента доставки. При этом если адресат по каким-то обстоятельствам, зависящим от него, не получил сообщение, его считают доставленным и в этом случае.

Пункт 4 статьи 31 Налогового кодекса РФ устанавливает, что сообщение в любом случае считается доставленным адресату по почте заказным письмом на шестой день с момента отправки. Если сообщение направили по электронным каналам связи, датой его получения НК устанавливает следующий день за тем, когда документ разместили в личном кабинете налогоплательщика.

Обратите внимание! При расчете сроков учитывают не календарные, а рабочие дни.

Таким образом, срок ответа на официальное письмо начитают отсчитывать со следующего дня после того, как конверт с сообщением доставили в почтовое отделение, обслуживающее указанный в едином реестре почтовый адрес компании. Дату регистрации в почтовом отделении определяют по штемпелю на конверте.

Получается, что организация обязана установить своими внутренними локальными нормативными актами порядок получения и обработки входящей корреспонденции таким образом, чтобы обеспечить соблюдение сроков, установленных для подготовки ответов на письма и иные виды юридически значимых документов.

В локальном нормативном акте нужно оговорить, как именно устанавливаются сроки исполнения документов, в том числе писем. Эти сроки, в том числе могут устанавливаться:

  • законодательством,
  • организацией, направившей поручение или просьбу;
  • распорядительным документом;
  • резолюцией руководителя.

Во избежание конфликтов и споров, в инструкции о делопроизводстве можно оговорить обязанность специалиста, регистрирующего входящую корреспонденцию компании, ставить на письмах отметку о поступлении документа.

Должностная инструкция (фрагмент)

Сколько дней есть у секретаря на подготовку ответа на официальное письмо

Срок ответа на письмо зависит от нескольких факторов:

  • формы собственности организации;
  • вида входящего письма — запрос, распоряжение, уведомление, предписание;
  • инициатора входящего письма — контролирующий орган, орган власти, вышестоящая организация, компания-партнер, физическое лицо.

Так, в отношении организаций государственного или муниципального подчинения действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Срок ответа на письмо по закону для этих организаций составляет 30 дней. Срок доставки ответа при этом не учитывается.

Закон устанавливает, что письма граждан в государственную или муниципальную организацию должны быть зарегистрированы в течение трех дней. Таким образом, сроки ответов на письма граждан ограничиваются фактически не 30 днями. С момента получения обращения на ответ отводится 33 дня.

Если говорить о видах писем, то, как правило, в самом запросе, распоряжении, уведомлении или предписании указывают сроки, в которые должен быть подготовлен ответ. Когда входящее письмо получают от контролирующих органов или органов власти, срок подготовки ответа зависит от содержания входящего письма:

  • если в нем содержится просьба представить документы, указывается, как правило срок от 5 до 10 дней;
  • если компании необходимо подготовить возражения, информацию о проведенных сделках или представить развернутый аналитический отчет, на подготовку текста ответа отводится 30 дней.

Как правило, в запросах, поступающих контролирующих органов и органов власти содержится информация о том, когда должен быть подготовлен ответ. В некоторых случаях срок регламентирован налоговым, уголовным или гражданским законодательством и строго регламентирован. Если законом срок не определен, период, необходимый для подготовки ответа, надзорные органы устанавливают исходя из разумных, на их взгляд, представлений.

Чем устанавливаются сроки ответа на письмо организации

Коммерческие организации устанавливают сроки подготовки ответов своим внутренним нормативным актом, например, Положением или Инструкцией по делопроизводству.

Должностная инструкция: фрагмент

Сроки ответа на письмо организации-партнера могут быть оговорены в текстах договорах, которые с ней заключили.

Коммерческие организации не связаны каким-либо обязательствами по отношению к физическим лицам. Поэтому заставить компанию соблюдать сроки ответов на письма граждан нельзя. Но если организация производит продукцию или предоставляет гражданам услуги, она напрямую заинтересована в качественной обратной связи и обеспечит ее оперативность.

Читайте так же:  Как устанавливается кадастровая стоимость квартиры

Что делать, если срок ответа на письмо нарушен

Такую ситуацию также необходимо предусмотреть и оговорить в локальном нормативном акте. Как правило, если исполнитель не успевает подготовить ответ на письмо в установленные сроки, он пишет на имя директора служебную записку. В тексте записки необходимо изложить просьбу о продлении исполнения документа и объяснить, чем именно такая просьба мотивирована.

При этом подготовить служебную записку нужно, как минимум, за несколько дней до истечения срока исполнения. Записку нужно зарегистрировать и передать руководителю.

Сроки, в который должен быть подготовлен ответ на письмо, установлены законом, внутренней инструкцией или организацией-отправителем. Если дата исполнения документа не установлена, придерживайтесь срока ответа на письмо по закону — 30 дней.

Ответ на официальное письмо: образец

Расскажем, на какие письма нужно отвечать. Объясним, как правильно составить и оформить ответ в соответствии с требованиями нового ГОСТа.

★ Все о том, как регистрировать и обрабатывать входящую корреспонденцию

Скачайте полезные документы:

Когда нужно дать ответ на официальное письмо

Не вся входящая корреспонденция, которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма. Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям.

Ответ на письмо нужен, если в нем содержится:

Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма.

Письмо-распоряжение

Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти.

Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе. Письмо-распоряжение после вводной части может содержать фразы: «В связи с вышесказанным предлагаю…», «С учетом этого до …. 2019 года необходимо подготовить и направить в наш адрес ….», «Во исполнение положений закона …. в срок до … 2019 года обеспечить…».

Письмо-просьба

Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, «Надеемся на рассмотрение обращения…». В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры.

[2]

Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д.

Письмо-запрос

Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность — обоснование документа.

Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке. Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос.

[1]

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет. При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне.

Как написать и оформить ответ на входящее письмо: образец

Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа. Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ. Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать.

Содержание ответа на официальное письмо зависит и от формы исходного послания. Если это распоряжение вышестоящей организации, можно ответить только положительно. Ответ оформляют в форме доклада об исполнении с приложением, если это оговорено, подтверждающих документов.

Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете. Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа. Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос.

Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным.

Положительное письмо-ответ, образец

Оформление ответа на письмо стандартное, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Положением о делопроизводстве, утвержденным в организации. При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе. Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляют в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьбу рассмотрели и на основании чего приняли положительное решение. Можно указать сроки, в течение которых запрос удовлетворен. Можно прикрепить к письму определенные деловые бумаги, если это нужно. В письме следует указать перечень прикрепленных документов, их количество, название, число экземпляров.

Читайте так же:  Правила расположения дома на участке ижс

Положительное письмо-ответ на запрос: образец

Отрицательный ответ на письмо официальное: образец

Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе. При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос. Отрицательный ответ должен содержать объективные причины отказа.

В случае, если есть предпосылки для принятия положительного решения, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо в грубом тоне. Уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворить просьбу. Подобные меры позволяют сохранить деловые отношения.

Образец отрицательного письма-ответа на запрос

Реквизиты письма-ответа

В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма. Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков:

  1. справочные данные об организации;
  2. ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Наличие этих реквизитов – основной признак официального письма. Кроме этого, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, в письме-ответе должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • адресат;
  • заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
  • подпись;
  • сведения об исполнителе.

Ответы на входящие официальные письма оформляйте на стандартных бланках. В письме обязательно дайте ссылку на исходящий номер, присвоенный исходному письму организацией-отправителем.

Когда нужно отвечать на письмо-запрос?

В наше муниципальное учреждение поступила копия запроса городской Думы. Тема запроса касается нас косвенно. Должны ли мы отвечать на это письмо?

Порядок организации работы со справочно-информационными документами, в том числе с поступающими письмами, устанавливается каждой организацией самостоятельно во внутренних нормативных документах, если только он не регламентируется внешними нормативными документами, или законодательными актами.

В зависимости от разновидности писем они могут направляться как одному, так и нескольким адресатам. Порядок оформления реквизита «Адресат», а также способ направления документа определяются его авторами. Например, предложения о сотрудничестве принято адресовать конкретному получателю, а их может быть много. Если письмо затрагивает интересы нескольких сторон, то, как правило, оформляют один оригинал, в котором указывают несколько адресатов. При этом адресат, указанный первым – основной, а для остальных информацию направляют для сведения. К таким разновидностям писем относят: претензионные письма, исковые заявления, жалобы. Основным адресатом при этом выступает организация, у которой есть полномочия, чтобы решить тот или иной вопрос, изложенный в письме.

Часто вместе с письмом направляют дополнительные документы (приложения к письмам), рассматривать которые должен только основной адресат. В таком случае в отметке о приложении обязательно указывают, что приложение направляется только в первый (основной) адрес.

В каждой организации в соответствии с установленной процедурой обрабатывают поступившее сообщение: регистрируют, предварительно рассматривают, направляют руководителю, затем – исполнителю в соответствии с резолюцией или по содержанию письма. Если документ подлежит исполнению, то его ставят на контроль, и соответственно контролируют его исполнение. При этом исполнение писем не всегда должно завершаться направлением ответа. Что касается писем, где адресат стоит в копии, то исполнение данного документа определяется либо установленной внутренней процедурой, либо требованиями законодательства, либо самостоятельно руководителем в зависимости от содержания документа. В отдельных случаях автор письма (особенно если это вышестоящая организация), направляя документ нескольким адресатам, предполагает получение общего ответа по вопросу. В таком случае основной адресат будет главным исполнителем документа и вправе запросить у соисполнителей необходимую информацию.

Соответственно, если тема полученного запроса от вышестоящей организации напрямую не касается деятельности организации, и руководитель организации не принял решение направить на него ответ, то отвечать не нужно. Однако, чтобы не сомневаться в своих действиях, рекомендуем: а) созвониться с исполнителем письма (см. отметку об исполнителе на самом документе); б) связаться с основным адресатом (если эта организация или иное лицо связано с вашей организацией какими-либо организационными, технологическими или финансовыми процессами), чтобы уточнить необходимо ли предоставить ответ или информацию.

Видео (кликните для воспроизведения).

В заключение отметим, что в каждой организации должен быть установлен свой алгоритм организации работы с документами, в том числе и с входящими письмами, должно быть прописано, кто, в какие сроки исполняет документы, какие документы не подлежат исполнению, каким образом будут формироваться дела с исполненными документами и т.д. Данные процессы необходимо документально закрепить во внутренних нормативных документах в области делопроизводства, например, в Инструкции по делопроизводству.

Источники


  1. Астахов, Павел Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 320 c.

  2. Клименко, А. В. Теория государства и права / А.В. Клименко, В.В. Румынина. — М.: Высшая школа, Мастерство, 2000. — 224 c.

  3. Малько, А. В. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-метадитеческое пособие / А.В. Малько. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2015. — 352 c.
  4. Теория государства и права (схемы и комментарии). — Москва: Мир, 2000. — 208 c.
  5. Саушкин, Ю. Г. История и методология географической науки. Учебное пособие / Ю.Г. Саушкин. — М.: Издательство МГУ, 2014. — 424 c.
Срок ответа на официальное письмо юридического лица
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here